「新しいプロジェクトを始めたいが、社内に対応できる人がいない」
「専門的な経験を持つ社員がいるはずなのに、誰に相談すればよいか分からない」
このような悩みを抱えている企業は少なくありません。
しかし、本当に社内に人材がいないのでしょうか。
実際には、人材が不足しているのではなく、社員が持つスキルや経験を会社が把握できていないケースがあります。
社内スキルの見える化とは、社員の資格や現在の担当業務だけでなく、過去の職歴、プロジェクト経験、得意分野、興味のある仕事などを整理し、必要な業務と結びつけられる状態にすることです。
重要なのは、単に社員情報を一覧にすることではありません。
見える化した情報を使って、社内の課題やプロジェクトに適した人材を見つけ、実際に声をかけられる仕組みを作ることが必要です。
社内スキルの見える化とは
社内スキルの見える化とは、「誰が、何をできるのか」を会社全体で把握できるようにする取り組みです。
一般的には、次のような情報を整理します。
・現在の所属部署と担当業務
・過去に担当した業務
・前職での経験
・資格や専門知識
・社内外のプロジェクト経験
・得意な作業
・興味のある分野
・今後挑戦したい仕事
・参加可能な業務時間
たとえば、現在は総務部に所属している社員でも、前職ではWebマーケティングを担当していた可能性があります。
営業部で働いている社員が、個人的に動画編集やデザインを学んでいることもあります。
ところが、会社が現在の役職や所属部署しか把握していなければ、こうした経験は社内で活用されません。
社内スキルの見える化は、社員の肩書ではなく、その人が実際にできることや経験してきたことに注目する取り組みです。
社内スキルが見えないと何が起こるのか
社内スキルが見えない企業では、人材を探す際に、管理職や人事担当者の記憶に頼ることになります。
「以前、あの仕事をしていた人がいた気がする」
「この分野なら営業部のAさんが詳しいはず」
このような人づての人材探しでは、社内で名前が知られている社員ばかりが候補になります。
その結果、特定の社員に相談や業務が集中しやすくなります。
一方で、同じ経験や能力を持つ別の社員は、候補にすら入りません。
さらに、必要な人材が社内にいるにもかかわらず、「社内には対応できる人がいない」と判断し、外部採用や外注を進めてしまうこともあります。
外部採用には、求人作成、応募者対応、面接、入社手続き、教育など、多くの時間と費用が必要です。
業務委託や外注も有効な選択肢ですが、社内事情の説明や情報共有に時間がかかる場合があります。
まず社内の人材を確認できれば、採用や外注が本当に必要なのかを、より正確に判断できます。
社内スキルを見える化するメリット
社内人材をプロジェクトに活用しやすくなる
新規事業、DX、商品開発、業務改善などのプロジェクトでは、通常の部署構成とは異なるスキルが必要になります。
社員の経験を検索できれば、所属部署に関係なく、条件に合う人材を探せます。
一部の社員への業務集中を防げる
社内で「詳しい人」として知られている社員には、問い合わせや相談が集中しがちです。
似たスキルを持つ社員を見つけられれば、業務を分担できます。
社員の経験を有効活用できる
現在の担当業務だけでは活用されていない能力を、別部署やプロジェクトで活かせる可能性があります。
社員にとっても、自分の経験が社内で必要とされることは、新しいキャリアのきっかけになります。
採用すべき人材像が明確になる
社内にあるスキルと不足しているスキルを整理すれば、本当に外部から採用すべき人材が分かります。
漠然と「DX人材が必要」と考えるのではなく、「データ分析は社内で対応できるが、システム設計の経験者が不足している」と具体化できます。
スキルデータベースを作るだけでは不十分
社内スキルの見える化を進める際、社員にスキルシートを記入してもらい、Excelや人材管理システムに登録する方法があります。
しかし、情報を登録しただけで活用されるとは限りません。
よくある問題は、次のとおりです。
・入力項目が多すぎて更新されない
・人事部しか情報を閲覧できない
・どのような業務に使えばよいか分からない
・社員の自己申告だけで情報の具体性が不足する
・必要な人材を検索する方法が決まっていない
社内スキルの見える化で大切なのは、情報の量ではありません。
実際に社内で発生している案件や課題に対して、候補者を探せる情報になっているかが重要です。
「英語ができる」という情報だけでは、どのような業務を任せられるか判断できません。
海外顧客へのメール対応経験があるのか、英語で商談ができるのか、資料を翻訳できるのかまで具体化すると、業務とのマッチングがしやすくなります。
社内スキルの見える化を進める5つの手順
1．活用したい業務を決める
最初から全社員の能力を細かく登録しようとすると、運用負担が大きくなります。
まずは、社内人材を活用したい業務やプロジェクトを決めましょう。
たとえば、DX推進、新規事業、採用広報、Webマーケティングなど、部署を超えた協力が必要な領域が適しています。
2．必要なスキルを整理する
プロジェクトを進めるために、どのような経験やスキルが必要なのかを具体化します。
必要な条件を明確にすることで、社員情報に何を登録すべきかも分かります。
3．社員の経験を収集する
現在の担当業務だけでなく、過去の業務、前職、プロジェクト経験、得意分野などを収集します。
社員自身が「どのような仕事に挑戦したいか」を登録できるようにすることも有効です。
4．社内案件と人材を照合する
人材情報を登録したら、実際の社内案件と照らし合わせます。
条件に合う社員を探し、本人や所属部署へ参加を提案します。
5．経験を更新する
社員がプロジェクトに参加した後は、新しく得た経験や成果を人材情報に追加します。
社内での経験が蓄積されることで、次回はより適切なマッチングができます。
社内スキルの見える化で失敗しないための注意点
スキル情報を本人の自己申告だけに依存すると、登録内容に差が出ることがあります。
自信のある社員は多くのスキルを登録しますが、控えめな社員は実際より少なく申告する可能性があります。
そのため、過去の担当業務やプロジェクト実績など、客観的な情報も組み合わせることが重要です。
また、社員のスキルを見つけたからといって、無条件で追加業務を依頼してはいけません。
現在の業務量、参加できる時間、本人の希望、所属部署との調整が必要です。
社内人材活用は、社員の仕事を増やす施策ではありません。
会社全体で業務を調整し、能力をより適した場所で活かす仕組みです。
よくある質問
社内スキルの見える化とは何ですか？
社員の現在の担当業務、過去の経験、資格、得意分野などを整理し、必要な業務やプロジェクトで活用できる状態にすることです。
タレントマネジメントとの違いは何ですか？
タレントマネジメントは、人材の評価、育成、配置、後継者計画などを幅広く扱います。社内スキルの見える化は、社員の能力を具体的な社内案件やプロジェクトにつなげる点に重点があります。
Excelでも管理できますか？
社員数や案件数が少ない段階であれば可能です。ただし、人数が増えると更新、検索、権限管理、案件とのマッチングが複雑になります。
社員にスキルを登録してもらうだけでよいですか？
登録だけでは十分ではありません。登録したスキルを実際の業務や社内案件と結びつけ、社員へオファーする仕組みが必要です。
社内に眠るスキルを、実際の仕事につなげる
社員のスキルや経験を整理しても、それが実際の業務やプロジェクトにつながらなければ、十分に活用できているとはいえません。
PARKは、社員が持つスキル・経験・関心と、社内で発生している課題やプロジェクトを見える化し、適した人材を見つけやすくする社内人材マッチングサービスです。
「社内にどのような人材がいるのか分からない」「スキル情報を集めても活用できていない」と感じている企業は、PARKを通じて、社内に眠る能力を実際の仕事へつなげる仕組みを検討してみてはいかがでしょうか。
