部署横断プロジェクトを成功させるには、「どの部署から人を出すか」ではなく、「どのような役割を担える人が必要か」という視点でメンバーを選ぶことが重要です。
新規事業、DX推進、業務改善、商品開発、採用広報など、複数の部署が関わるプロジェクトは増えています。
しかし、プロジェクトを立ち上げたものの、メンバーが集まらない、議論が進まない、通常業務が忙しく活動が止まるといった問題も起こります。
部署横断プロジェクトがうまくいかない理由は、社員の能力不足だけではありません。
プロジェクトの目的、必要な役割、参加時間、責任範囲が明確になっていないことが大きな原因です。
部署横断プロジェクトとは
部署横断プロジェクトとは、複数の部署からメンバーを集め、共通の課題や目標に取り組むプロジェクトです。
代表的な例には、次のようなものがあります。
・新規事業の立ち上げ
・社内DXの推進
・新商品の企画
・顧客対応の改善
・採用活動の見直し
・社内制度の改善
・コスト削減プロジェクト
・Webサイトのリニューアル
一つの部署だけでは解決できない課題に対して、異なる知識や経験を持つ社員が協力できる点が特徴です。
営業部は顧客の声を把握しています。
商品開発部は製品の特徴を理解しています。
管理部門は契約やコストを確認できます。
複数の視点を組み合わせることで、現場の実態に合った施策を作りやすくなります。
なぜプロジェクトメンバーがいつも同じ人になるのか
部署横断プロジェクトでは、過去にプロジェクトへ参加した経験がある社員や、社内で能力を知られている社員が選ばれやすくなります。
「前回も担当していたから」
「説明しなくても分かってくれるから」
「上司同士が知り合いだから」
このような理由で人選を行うと、毎回同じ社員に声がかかります。
経験者へ依頼すること自体は問題ではありません。
しかし、通常業務に加えて複数のプロジェクトを抱えると、優秀な社員ほど負担が増えます。
一方、別の部署には適した経験を持つ社員がいるかもしれません。
過去の職歴や得意分野が共有されていなければ、その社員は候補に入りません。
つまり、プロジェクト人材が不足しているのではなく、人材を発見する仕組みが不足している場合があります。
部署単位でメンバーを選ぶ問題点
部署横断プロジェクトを始める際、各部署に「一人ずつ担当者を出してください」と依頼することがあります。
この方法では、部署の人数はそろいますが、プロジェクトに必要なスキルがそろうとは限りません。
たとえば、新商品の販促プロジェクトであれば、必要なのは部署の代表者ではなく、次のような役割です。
・顧客ニーズを理解している人
・競合を調査できる人
・販売データを分析できる人
・広告やWeb制作の経験がある人
・プロジェクトを進行できる人
・社内調整ができる人
同じ部署の中でも、担当業務や経験は異なります。
部署ではなく、必要な役割を先に定義することで、適した人材を選びやすくなります。
社内人材マッチングとは
社内人材マッチングとは、社内で発生している業務やプロジェクトと、必要なスキルや経験を持つ社員を結びつける仕組みです。
人事異動のように所属部署を完全に変更する方法だけではありません。
・週に数時間だけ参加する
・プロジェクト期間中だけ兼務する
・一部の業務だけ支援する
・専門知識について助言する
・会議に必要なときだけ参加する
このような柔軟な参加方法も含まれます。
部署を異動しなくても社員が別の業務に関われるため、正式な人事異動よりも小さく始めやすい点が特徴です。
部署横断プロジェクトを成功させる7つの手順
1．解決したい課題を明確にする
最初に、プロジェクトを行う理由を明確にします。
「DXを進める」「新しい商品を考える」といった抽象的な目標だけでは、メンバーが何をすればよいか分かりません。
「受注作業に毎月100時間かかっているため、入力作業を削減する」のように、具体的な課題を示します。
2．成果物を決める
プロジェクト終了時に、何が完成していれば成功なのかを決めます。
企画書、業務フロー、試作品、運用マニュアルなど、成果物を明確にすると活動が進みやすくなります。
3．必要な役割を整理する
プロジェクトに必要な作業を分解し、それぞれを担当できる人材の条件を整理します。
「マーケティングに詳しい人」ではなく、「顧客データを分析し、販促案を作った経験がある人」のように具体化します。
4．社内全体から候補者を探す
現在の所属部署だけでなく、過去の職歴、プロジェクト経験、資格、得意分野を確認します。
社員が挑戦したい仕事も候補者選定の参考になります。
5．本人へ役割を具体的に伝える
候補者へ声をかける際は、「詳しそうだから参加してほしい」ではなく、具体的な役割を伝えます。
何を担当するのか、どの程度の時間が必要なのか、いつまで参加するのかを明確にします。
6．所属部署と稼働時間を調整する
通常業務を減らさずにプロジェクトを追加すると、社員の負担が増えるだけです。
週に何時間をプロジェクトへ使うのか、元の業務を誰が担当するのかを決めます。
7．経験と成果を記録する
プロジェクト終了後は、社員が担当した役割と成果を記録します。
次のプロジェクトで人材を探す際に、新しい経験として活用できます。
プロジェクトの役割を曖昧にしない
部署横断プロジェクトでは、メンバーが通常業務と兼務していることが多いため、役割が曖昧だと作業が後回しになります。
「みんなで考える」という進め方では、誰も責任を持たない状態になりやすくなります。
各メンバーについて、次の内容を明確にしましょう。
・担当する作業
・提出する成果物
・期限
・参加する会議
・意思決定できる範囲
・上司への報告方法
誰が何をするかが分かれば、会議のための会議を減らせます。
部署横断プロジェクトで起こりやすい失敗
目的が大きすぎる
「会社を変える」「DXを推進する」といった大きな目標だけでは、具体的な行動に移せません。
最初は小さな課題に絞ることが重要です。
メンバーが通常業務を優先する
プロジェクト参加が正式な業務として扱われていなければ、通常業務が忙しいと活動が止まります。
参加時間を会社として確保する必要があります。
決定権を持つ人がいない
メンバーが案を出しても、誰が承認するのか決まっていなければ、プロジェクトは進みません。
責任者と意思決定の流れを明確にしましょう。
プロジェクト終了後に経験が残らない
プロジェクトで得た知識が記録されないと、次回も同じ説明や人選を繰り返します。
人材情報や社内ナレッジとして残すことが重要です。
よくある質問
部署横断プロジェクトとは何ですか？
複数の部署からメンバーを集め、一つの課題や目標に取り組むプロジェクトです。新規事業、DX、業務改善、商品開発などで活用されます。
プロジェクトメンバーはどのように選べばよいですか？
所属部署や役職ではなく、プロジェクトに必要な役割、経験、スキル、参加可能な時間をもとに選びます。
社内公募と社内人材マッチングの違いは何ですか？
社内公募は社員からの応募を待つ方法です。社内人材マッチングでは、条件に合う社員を会社側から探し、参加を提案することもできます。
異動させないとプロジェクトに参加できませんか？
必ずしも異動は必要ありません。短期間の兼務、週数時間の参加、一部業務の支援など、柔軟な方法があります。
部署を越えて、最適なプロジェクトメンバーを見つける
部署横断プロジェクトでは、いつも同じ社員に声がかかったり、必要な経験を持つ人材を見つけられなかったりすることがあります。
PARKを活用すれば、各部署が抱える課題やプロジェクトを案件として整理し、所属部署にとらわれず、必要なスキルや経験を持つ社員を社内から探すことができます。
人脈や過去の印象だけに頼るのではなく、プロジェクトに必要な能力をもとにメンバーを見つける。部署を越えた協働を進めたい企業にとって、PARKは社内人材を発見し、適切な役割へつなげるための選択肢です。
