「この仕事を任せられる人が社内にいない」
新しいプロジェクトや急な業務が発生したとき、こんな会話になることは珍しくありません。そこで求人を出したり、外部の専門会社に相談したりするわけですが、その前に一度考えてみたいことがあります。
本当に、社内にできる人はいないのでしょうか。
別の部署に経験者がいるかもしれません。現在の担当業務では使っていなくても、前職で似た仕事をしていた社員がいる可能性もあります。資格として登録するほどではなくても、動画編集やデザイン、データ分析、外国語対応などを得意としている人がいることもあります。
つまり「人材がいない」のではなく、単に「誰ができるのか分からない」だけかもしれません。
社員の経験は、意外と会社に知られていない
社員のプロフィールを管理している企業でも、把握できている情報は所属部署や役職、保有資格、過去の異動履歴などに限られがちです。
しかし、実際の仕事で役立つのは、それだけではありません。
たとえば、営業部に所属している人が前職ではECサイトを運営していたり、管理部門の社員が個人的にプログラミングを学んでいたりすることがあります。海外勤務の経験や、以前参加したプロジェクトで身につけた知識なども、現在の所属だけを見ていては分かりません。
現場で人を探すときも、結局は「あの人なら知っていそう」「誰かできる人を知らない？」という口コミ頼みになりがちです。
この方法で見つかるのは、社内ですでに顔が広い人や、過去に似た仕事を担当したことが知られている人です。声がかかる人に仕事が集中する一方で、まだ知られていない社員のスキルは、そのまま埋もれてしまいます。
採用や外注が悪いわけではない
もちろん、専門性の高い業務を外部へ依頼した方がよい場合もあります。事業の成長に合わせて、新しい人材を採用する必要もあるでしょう。
問題は、社内で対応できる人がいるか確認しないまま、最初から採用や外注だけを検討してしまうことです。
採用には、求人内容の整理、媒体への掲載、応募者の選考、面接、入社手続き、研修など、多くの時間がかかります。外注の場合も、依頼先を探し、複数社から見積もりを取り、契約し、業務の背景を説明しなければなりません。
社内に経験者がいれば、会社や商品のことをすでに理解しているため、話が早く進む可能性があります。正式な異動ではなく、短期間だけプロジェクトに参加してもらう方法もあります。
採用や外注をやめるのではなく、「まず社内を探し、難しければ外部へ広げる」という順番に変えることが大切です。
スキル一覧を作るだけでは、なかなか使われない
社内スキルを把握するために、社員へプロフィール入力を依頼する企業も増えています。
ただし、情報を登録するだけでは、思うように活用されないことがあります。
社員からすると、入力した情報がどこで使われるのか分からなければ、更新する理由を感じにくいからです。忙しい時期にプロフィール更新の案内が届いても、つい後回しになってしまいます。
大切なのは、社員情報を集めること自体ではありません。登録されたスキルや経験が、実際の仕事につながることです。
社内で発生した案件を公開し、関係しそうな社員へ知らせる。興味を持った人が応募する。あるいは、案件担当者が適任と思われる社員へ声をかける。
こうした流れがあると、社員にとっても「プロフィールを更新すると、新しい仕事につながる」という意味が生まれます。
社内の仕事そのものも見えていない
人のスキルだけでなく、社内でどのような仕事が発生しているのかも、意外と共有されていません。
ある部署では人手不足に悩んでいる一方で、別の部署には少し余裕があることがあります。しかし、部署同士で案件情報が共有されていなければ、社内で助け合うことはできません。
結果として、同じような業務を複数の部署が別々に外注したり、一部の社員だけに業務が偏ったりします。
必要なのは、人材情報と案件情報の両方を見えるようにすることです。
「誰が何をできるか」だけでなく、「社内のどこで、どのような力が必要とされているか」が分かって初めて、人と仕事をつなげられます。
社内に眠るスキルを、実際の仕事につなげる「PARK」
社内にどのような人材がいるのか分からなければ、せっかくの経験やスキルも活用されないままになってしまいます。
PARKは、社内外に埋もれている人・スキル・情報を可視化し、実際の案件とつなげるためのプラットフォームです。
社内で発生した案件を公開し、関係する人へ通知。社員は興味のある案件へ応募でき、案件担当者から適任者へ声をかけることもできます。
案件の公開から、通知、応募、スカウト、マッチングまでを一つの流れとして整えることで、「社内にできる人がいるか分からない」という状態から、「まず社内で探してみる」という人材活用へ変えていきます。
Slackなど、普段利用しているコミュニケーション環境との連携も想定されているため、案件を登録する担当者や、利用する社員の負担を抑えながら始められます。
採用や外注へ進む前に、社内に眠っている経験やスキルを活用したい企業に、PARKは新しい選択肢を提供します。
まずは、自社の中にどのような人材やスキルが眠っているのかを確認するところから始めてみませんか。
