採用費や外注費を見直そうとすると、多くの企業が最初に考えるのは「もっと安いサービスはないか」ということではないでしょうか。
採用媒体のプランを見直す。人材紹介会社の手数料を比較する。外注先へ価格交渉をする。
もちろん、こうした取り組みも必要です。
ただ、単価を下げることだけを考えていると、削減できる金額には限界があります。
その仕事は、本当に外へ依頼しなければならないのでしょうか。新しく人を採用しなければ、進められないのでしょうか。
一度、そこから考え直してみる必要があります。
採用費は、求人広告や紹介料だけではない
採用にかかる費用というと、求人媒体の掲載料や人材紹介会社へ支払う成功報酬が目立ちます。
しかし、実際にはそれ以外にも多くのコストが発生しています。
どのような人を採用するのかを社内で話し合い、求人票を作成し、応募書類を確認する。面接には現場担当者や管理職が参加し、採用後は入社手続きや研修を行います。
応募が少なければ募集を延長し、採用した人が早期退職すれば、もう一度最初からやり直しです。
採用は、必要なスキルを持つ人を組織に迎える大切な手段です。ただし、すぐに人が必要な案件に対しては、時間がかかりすぎることもあります。
外注すると、発注側の仕事も増える
外注は、自社にない専門性を取り入れる方法として非常に便利です。
一方で、発注すればすべて任せられるわけではありません。
外注先を探し、実績を確認し、見積もりを比較する。契約後は業務の目的や社内事情を説明し、進捗を確認し、納品物をチェックします。
委託先が会社やサービスについて詳しくなければ、前提から説明しなければなりません。認識がずれていると、修正のやり取りが何度も発生します。
外注費だけを見れば妥当でも、社内の管理時間まで含めると、思っていたほど効率的ではなかったということもあります。
実は社内に経験者がいるかもしれない
ある部署でWebサイトの改善が必要になり、外部の制作会社を探していたとします。
ところが、別部署の社員が前職でWebディレクターをしていたり、個人でサイト制作を経験していたりすることがあります。
動画編集、文章作成、デザイン、SNS運用、データ分析、業務自動化、外国語対応なども同じです。
現在の職種だけでは分からない経験を持つ社員は、思っている以上にいます。
ただし、その情報が共有されていなければ、案件担当者は知りようがありません。
「社内にできる人はいない」と判断しているのではなく、「知っている範囲にはいない」というだけの可能性があります。
人材を探す順番を変えてみる
必要なスキルを探すとき、いきなり採用や外注から始めるのではなく、次のように範囲を広げていく方法があります。
最初に、社内の社員で対応できる人がいないか探す。
次に、他部署、グループ会社、過去に在籍していたアルムナイ、すでに関係のある取引先やパートナーへ広げる。
それでも見つからなければ、新規の外注先や採用を検討する。
社内の人材で対応する場合、会社の事情を理解しているため、業務説明にかかる時間を短縮できる可能性があります。
正式な異動を行わなくても、プロジェクト期間中だけ協力してもらう、週に数時間だけ参加してもらうといった方法も考えられます。
すべてを内製化する必要はありません。社内で行う仕事と、外部の専門家に任せる仕事を見極めることが大切です。
コスト削減だけで終わらない
社内の人材を案件につなげることは、経費削減以外の効果もあります。
社員は、普段の業務では経験できない仕事に関われます。新しい部署の人と仕事をすることで、会社全体への理解も深まります。
会社側は、実際のプロジェクトを通じて社員の適性を知ることができます。
プロフィールや面談だけでは見えなかった能力が、案件への参加によって明らかになることもあります。将来の異動や新規事業のメンバー選定にも役立つでしょう。
また、一部の社員へ仕事が集中している場合、社内から協力者を募ることで負担を分散できる可能性もあります。
採用や外注の前に、社内の力を探せる仕組みを
採用費や外注費を削減するために、単価の安いサービスを探し続けるだけでは限界があります。
その仕事を外部へ依頼する前に、社内や既存の関係先に対応できる人がいないかを確認できれば、人材調達の選択肢は大きく広がります。
PARKは、社内外に埋もれている人材、スキル、情報を可視化し、案件と協力者をつなげるプラットフォームです。
社内で発生した業務やプロジェクトを公開し、関係する人へ通知。社員からの応募だけでなく、担当者から候補者へスカウトすることもできます。
これにより、これまで個人の人脈や口コミに頼っていた「誰かできる人を知らない？」という探し方を、組織全体で利用できる仕組みに変えていきます。
社内で対応できれば、採用活動や外注先選定にかかる時間を短縮できる可能性があります。また、社員の新しい経験や育成機会にもつながります。
外注や採用をなくすのではなく、社内・関係先・外部を適切に使い分ける。その判断をしやすくするのがPARKです。
採用や外注を決める前に、まず社内の力を探せる状態を作ってみませんか。
