「AIを導入すれば楽になるらしい」「とりあえずChatGPTを使ってみよう」——そんな声とともに業務自動化に取り組み始めたものの、結局定着せず、いつの間にか使われなくなってしまった。EC・Web運営の現場では、こうした話をよく耳にします。この記事では、ECサイト運営でAIやツールを活用する前に押さえておきたい、Sketto流の「業務自動化設計」の考え方を紹介します。
Sketto（スケット）とは？
株式会社プレスマンが提供する、EC・Web・DXプロジェクトの伴走支援サービスです。
現場で培ったノウハウをもとに、プロジェクト課題をチームメンバーとして全力でサポートします。
大手EC・アパレル・食品など、さまざまな業種のプロジェクト支援実績があります。
この記事でわかること
- 業務自動化が「導入して終わり」になってしまう原因
- 誰でも同品質を出せる業務自動化設計の考え方
- WordPress・kintone・AIツールを活用する際に押さえておきたい視点
- 自動化を現場に根付かせるための運用設計のポイント
業務自動化設計とは？
Skettoでは、プロジェクトを成功に導くために「3つの思考×8つの仕組み→4つの成果」という考え方を軸にしています。今回取り上げる業務自動化設計は、この8つの仕組みのうち③にあたる仕組みで、社内にない専門スキルを即座に活用できる状態をつくる「即戦力人材補完」につながる仕組みです。まずは全体像を見てみましょう。
業務自動化は、ツールを導入すること自体がゴールではありません。Sketto（スケット）が考える業務自動化設計とは、WordPressやkintone、AIツールなどを活用しながらも、現場が無理なく使いこなせるシンプルな設計にし、導入後の運用コストまで見据えて仕組み化することです。
なぜ今、業務自動化設計が重要なのか
ChatGPTやDifyなどのAIツールが普及し、EC・Web運営の現場でも「何かに使えるはず」という期待から、まず触ってみるところから始めるケースが増えています。しかし、目的や運用ルールを定めないまま導入すると、一部の担当者しか使いこなせなかったり、しばらくすると使われなくなったりと、せっかくの投資が定着しないまま終わってしまうことも少なくありません。
よくある課題・失敗パターン
| 課題 | 起きていること |
|---|---|
| ツール導入がゴールになっている | 導入した時点で満足してしまい、運用ルールが決まっていない |
| 一部の担当者しか使えない | 操作が複雑で、詳しい担当者に業務が集中してしまう |
| 運用コストを見積もれていない | ツールのメンテナンスや設定変更に想定以上の工数がかかってしまう |
業務自動化設計の作り方
ステップ1：現場が使いこなせるシンプルな設計にする
多機能なツールほど、導入直後は魅力的に見えますが、現場が使いこなせなければ意味がありません。まずは「誰が使っても迷わない」シンプルな設計を意識し、必要な機能から段階的に広げていく進め方が現実的です。
ステップ2：WordPress・kintone・AIツールを目的に合わせて使い分ける
サイト運用にはWordPress、業務フローの管理にはkintone、文章作成やデータ整理の補助にはAIツールなど、それぞれの得意分野を踏まえて使い分けることが重要です。すべてを一つのツールでまかなおうとすると、かえって運用が複雑になることがあります。
ステップ3：導入後の運用コストまで見据えて設計する
自動化は導入して終わりではなく、運用しながら調整していくものです。誰が運用ルールを更新するのか、トラブル時にどう対応するのかまで含めて設計しておくことで、導入後の運用コストを最小限に抑えられます。
| 定着しない自動化 | 現場に根付く自動化設計 |
|---|---|
| ツール導入がゴール | 運用設計まで見据えた導入 |
| 一部の詳しい担当者に依存 | 誰でも使いこなせるシンプルな設計 |
| 運用コストを見積もれていない | 導入後のメンテナンスまで含めて設計 |
現場から見たポイント
伴走担当
AIツールの導入相談を受けるとき、よく感じるのは「ツールを入れること」と「業務が楽になること」は別物だということです。どんなに高機能なツールでも、現場のフローに合わせて運用設計をしなければ、結局は使われなくなってしまいます。導入前に「誰が」「どんな場面で」使うのかを具体的にイメージすることを大切にしています。
よくある質問（FAQ）
AIツールはどこから導入を始めればいいですか？
業務の状況によって適した進め方は異なるため、一概にはお伝えできません。Sketto（スケット）では、現場の業務フローを確認したうえで、負担の大きい作業から段階的に自動化を検討することを支援しています。
ChatGPTやDifyは具体的にどう使えますか？
文章作成の補助やデータ整理、問い合わせ対応の一次対応など、活用場面はさまざまです。ただし、そのまま使うだけでなく、自社の業務フローに合わせた運用ルールを整えることが定着のポイントになります。
ツールを導入しても現場に定着しないのはなぜですか？
操作が複雑だったり、運用ルールが決まっていなかったりすると、一部の担当者しか使えない状態になりやすく、定着が難しくなります。誰が使っても迷わないシンプルな設計と、運用ルールの明確化が重要です。
まとめ
業務自動化は、ツールを導入した瞬間がゴールではありません。現場が無理なく使いこなせる設計にし、導入後の運用まで見据えること——それこそが、自動化を本当に業務に根付かせる条件です。シンプルな設計と運用ルールの明確化、この2つを意識するだけで、自動化の定着度は大きく変わります。
「AIツールを導入したけど、なんとなく使われなくなってしまった」という方は、一度お気軽にご相談ください。次回は「8つの仕組み④議事録術」として、議事録を”設計書”に変える実践方法についてお届けします。
【確認事項】
・音声文字起こしがなかったため、営業資料と伴走担当の一般的な現場視点をもとに内容を構成しました。実際のエピソードがあれば吹き出しコメントを差し替え可能です。
・Dify・ChatGPTの具体的な活用事例（狙い・備考に記載）は、より具体的なエピソードがあれば追記可能です。
AIの導入に躊躇されている企業様は、まずは1つのツールだけでも利用してみてはいかがでしょうか？EC×ChatGPTをはじめとしたAI企画から導入・運用まで、経験豊富な弊社プロ人材が手厚くサポートいたします。
